Los archivos .002, .FD1 y .DE1 y el SITI PLD/FT, explicados

Si operas un centro cambiario, tarde o temprano te topas con archivos de nombres crípticos: algo que termina en .002, otro en .FD1, otro en .DE1. No son formatos que puedas armar en Excel a mano: cada uno tiene una estructura estricta y, si algo no cuadra, la carga se rechaza.

Ésta es la traducción al español de qué es cada uno.

Operaciones relevantes — archivo .002

Es el reporte de las operaciones en efectivo que igualan o superan el umbral establecido en dólares. Se entrega trimestralmente, dentro de los últimos diez días hábiles de enero, abril, julio y octubre.

Es un archivo de texto plano con una estructura de campos posicional. El nombre del archivo no es libre: lleva un prefijo, la clave de tu centro cambiario y el periodo, con la forma 1<clave><año><mes>.002.

Operaciones inusuales — también .002

Comparte extensión con el anterior pero es otra cosa. Aquí van las alertas que tu oficial de cumplimiento dictaminó como inusuales: no todas las alertas que levanta el sistema, solo las que después de analizarse se determinó que proceden.

El formato son 41 columnas separadas por punto y coma, y el nombre del archivo empieza con otro prefijo y lleva la fecha completa: 2<clave><aammdd>.002.

La diferencia entre "alerta" y "operación inusual reportada" es la parte que más se confunde. Una alerta es una señal automática; el reporte se hace solo con las que pasan por el dictamen. Por eso el sistema debe guardar tanto la alerta como el razonamiento con el que se resolvió.

Efectivo en dólares (C4-USD) — archivo .FD1

Reporta las compras en efectivo de dólares estadounidenses que superan el umbral aplicable. Es trimestral.

A diferencia de los anteriores, éste es un XML que debe validar contra un esquema oficial de la UIF (fd1.xsd). Eso significa que no basta con que los datos estén bien: el orden de los elementos, los tipos de dato y el espacio de nombres tienen que ser exactos, o el validador lo rechaza sin explicar mucho.

El nombre del archivo identifica el periodo y tu clave de sujeto obligado, con la forma C4USD_<año>-<trimestre>_<clave>.FD1.

Montos totales de divisas — archivo .DE1

Es el consolidado trimestral de los montos operados por divisa. También es un XML con esquema propio.

Su detalle más molesto es la clave de contraparte: cuando operas contra otra institución del sistema financiero, la clave tiene que ir normalizada al formato que espera el esquema. Es una fuente clásica de rechazos, porque el dato que tú capturaste en tu sistema no necesariamente coincide con la forma en que la autoridad lo espera.

El archivo se nombra <clave>_MontosTotales_<año>_<trimestre>.DE1.

Resumen

Cómo se entregan: el portal SITI PLD/FT

Los reportes no se mandan por correo ni se entregan en ventanilla. Pasan por el SITI PLD/FT (Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información), el portal de la CNBV en websitipld.cnbv.gob.mx. Según la propia CNBV, por ahí se envían los reportes de operaciones relevantes, inusuales e internas preocupantes y los de montos totales, y por ahí mismo llegan los requerimientos de las autoridades y los avisos.

Cada centro cambiario tiene una sola cuenta, que gestiona y resguarda su oficial de cumplimiento. Para tramitarla hay que tener el RFC y el número de registro del centro cambiario, informar la designación del oficial y firmar una carta de conformidad con el uso del portal. Sin esa cuenta activa no hay forma de cumplir, así que conviene tramitarla antes de la primera fecha de entrega, no en la semana del vencimiento.

Dos reglas del portal que conviene tener presentes:

• Horario: la UIF recibe reportes por el SITI todos los días hábiles, de 09:00 a 21:00 horas. Sábados, domingos y los días inhábiles que fije la CNBV no cuentan.
• Todo o nada: el portal valida el archivo completo. Con un solo renglón mal formado se rechaza el envío entero, se considera no presentado y devuelve un acuse con el diagnóstico. Se corrige y se vuelve a enviar el mismo periodo hasta tener un acuse sin errores.

Por qué se rechazan

Los motivos se repiten mucho entre centros cambiarios:

• El nombre del archivo. Suena menor, pero el prefijo, la clave y el periodo forman parte del formato. Un archivo bien armado con nombre incorrecto no entra.
• La clave del centro cambiario. Se arma con su número de Registro ante la CNBV, no con un número interno del sistema. Una clave inventada hace que rechacen el archivo o, peor, que se lo asignen a otro sujeto obligado.
• Caracteres que el validador no acepta. Acentos, la Ñ, comillas tipográficas o guiones largos, casi siempre en las descripciones de las operaciones inusuales. Y esos mismos campos tienen un tope de 4,000 caracteres.
• Claves de contraparte sin normalizar, sobre todo en el .DE1.
• Expedientes incompletos. Si al Usuario le falta un dato obligatorio, el renglón sale mal formado. El problema real no fue el reporte: fue la captura, tres meses antes.
• Operaciones canceladas mal manejadas, que se cuelan al reporte o desbalancean los totales.
• Acumulados que no cuadran porque cada sucursal cerró su día con criterios distintos.

Fíjate en el patrón: casi ningún rechazo se origina al generar el reporte. Se origina meses antes, en la caja. Por eso conviene que el sistema exija los datos completos en el momento de la operación, y no que te deje capturar cualquier cosa para descubrirlo el día de la entrega.

Cómo lo resuelve Cambisoft

Cambisoft genera los cuatro archivos con el formato y el nombre que les corresponde, listos para subir al SITI, tomando los datos de las operaciones reales que capturaste: usa la clave de tu Registro CNBV, limpia los caracteres que el validador rechaza y te avisa si una descripción se pasa del tope. Y aplica las reglas antes: si una operación requiere expediente completo, la caja no la deja pasar sin él, así que el dato llega bien desde el principio.

Si quieres ver el calendario completo de entregas, está en la guía de obligaciones PLD.